Regulamin dla Placówek

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z platformy MonteFlow.cloud (dalej: „Usługa” lub „Platforma”) przez placówki oświatowe (dalej: „Placówka”).

2. Usługodawcą jest ZUBEL.PRO Krystian Zubel, jednoosobowa działalność gospodarcza z siedzibą przy ul. Orzechowej 5, 55-040 Dobkowice, NIP: 913-153-70-18 (dalej: „Usługodawca”).

3. Kontakt z Usługodawcą: - Sprawy ogólne i wsparcie techniczne: support@monteflow.cloud - Sprawy związane z ochroną danych osobowych: privacy@monteflow.cloud

4. Platforma dostępna jest pod adresem: https://app.monteflow.cloud/

5. Wersja demonstracyjna Platformy dostępna jest pod adresem: https://demo.monteflow.cloud/

§ 2. Definicje

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

1. Placówka — szkoła, przedszkole lub inna jednostka oświatowa, która zawarła umowę na korzystanie z Usługi.

2. Administrator Placówki — osoba wyznaczona przez Placówkę do zarządzania kontem Placówki w Platformie.

3. Użytkownik — każda osoba fizyczna korzystająca z Platformy (nauczyciel, rodzic/opiekun prawny dziecka).

4. Dziecko — wychowanek lub uczeń Placówki, którego dane są przetwarzane w Platformie.

5. Tryb Podstawowy — tryb działania Platformy służący jako narzędzie wspomagające pracę Placówki, niepodlegający wymogom dotyczącym dzienników elektronicznych określonym w przepisach prawa oświatowego.

6. Tryb Zgodność PL — tryb działania Platformy zgodny z Rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji, umożliwiający prowadzenie oficjalnego dziennika elektronicznego.

7. Moduł — opcjonalne rozszerzenie funkcjonalności Platformy (Moduł Biuro, Moduł Zgodność PL, Moduł SEN, Moduł Role i Uprawnienia).

8. Moduł SEN — moduł obsługi specjalnych potrzeb edukacyjnych, obejmujący oznaczenie SEN, notatki zdrowotne, dokumenty wrażliwe dziecka przechowywane w oddzielnym repozytorium z listą dostępu do danych wrażliwych, kursy wyrównawcze oraz mechanizm rejestracji zgody zdrowotnej.

9. Moduł Role i Uprawnienia — moduł umożliwiający Placówce tworzenie własnych ról użytkowników oraz samodzielne określanie zakresu uprawnień przypisanych do każdej roli. Bez tego Modułu Placówka korzysta wyłącznie z ról predefiniowanych (Administrator Placówki, Nauczyciel, Rodzic) o stałym zakresie uprawnień.

10. Lista dostępu do danych wrażliwych (Sensitive ACL) — mechanizm techniczny ograniczający dostęp do dokumentów wrażliwych dziecka wyłącznie do użytkowników wyraźnie upoważnionych przez Administratora Placówki.

11. Eksport danych (art. 15 i 20 RODO) — funkcjonalność Platformy umożliwiająca pobranie danych dziecka lub całej Placówki w ustrukturyzowanym formacie, w celu realizacji prawa dostępu i prawa do przenoszenia danych.

12. Zgoda zdrowotna — zarejestrowany w Platformie fakt udzielenia przez rodzica lub opiekuna prawnego zgody na przetwarzanie danych dotyczących zdrowia dziecka; warunek wprowadzania do Platformy notatek zdrowotnych i dokumentów wrażliwych SEN.

13. Okres Rozliczeniowy — miesiąc kalendarzowy, za który naliczana jest opłata za Usługę.

14. Dziecko Aktywne — Dziecko przypisane do Placówki w Platformie, nieoznaczone jako archiwalne ani usunięte. Dziecko uznaje się za Aktywne w danym Okresie Rozliczeniowym, jeżeli posiadało ten status przez co najmniej jeden dzień tego okresu.

15. Limit Licencji — maksymalna liczba Dzieci Aktywnych, których dane mogą być jednocześnie przetwarzane w ramach wykupionego planu.

§ 3. Zakres Usługi

1. Platforma MonteFlow.cloud umożliwia Placówkom:

   • śledzenie obecności Dzieci w Placówce i na zajęciach,
   • definiowanie grup, przedmiotów i zajęć (w tym międzywydziałowych),
   • dokumentowanie obserwacji pedagogicznych zgodnych z metodyką Montessori,
   • śledzenie umiejętności i postępów Dzieci,
   • obsługę kursów wewnątrzgrupowych i zajęć międzywydziałowych (międzygrupowych), w tym planowanie, rejestrację uczestników, dokumentację zajęć oraz rejestr umiejętności i obserwacji w kontekście kursu,
   • komunikację z rodzicami poprzez udostępnianie informacji o postępach Dzieci,
   • obsługę usprawiedliwień nieobecności,
   • obsługę konsultacji rodzic–nauczyciel z eksportem kalendarza iCal,
   • samoobsługowe zaproszenia i aktywację kont Użytkowników oraz samoobsługowy reset hasła,
   • centralny rejestr audytowy z rejestrowaniem wrażliwych odczytów,
   • eksport danych Dziecka i Placówki (art. 15 i 20 RODO) oraz prawo do usunięcia danych Dziecka (art. 17 RODO),
   • rejestrację zgód zdrowotnych rodziców na przetwarzanie danych dotyczących zdrowia Dziecka,
   • system motywów interfejsu, w tym tryb wysokiej dostępności zgodny z WCAG 2.2 AA.

2. W Trybie Zgodność PL Platforma dodatkowo umożliwia:

   • prowadzenie dokumentacji zgodnej z wymogami prawa oświatowego,
   • rejestrowanie tematów zajęć (funkcja curriculum rozszerzająca obsługę kursów dostępnych w Pakiecie Podstawowym),
   • dokumentowanie realizacji programu nauczania,
   • eksport danych w formacie zgodnym z przepisami (XML/XSLT dla MEN) oraz wsparcie przy raportowaniu do SIO,
   • generowanie dokumentów urzędowych z szablonów PDF (np. zaświadczeń, wydruków dziennika) bezpośrednio z Platformy.

3. Dostępne Moduły rozszerzające funkcjonalność:

   • Moduł Biuro — pakiet administracyjno-biurowy ograniczający obciążenie administracyjne Placówki, obejmujący: księgę rozliczeń per Dziecko, szablony czesnego, zniżki, import wyciągów bankowych z dopasowaniem po IBAN i widok finansowy dla rodzica; obsługę cateringu (jadłospisy, zapisy i anulowanie posiłków, automatyczne rolowanie opłat cateringowych do faktury miesięcznej); repozytorium dokumentów Placówki, grup i dzieci (MonteDrive); rozszerzony kalendarz (kalendarze własne, kalendarz nieobecności personelu, eksport iCal) oraz generowanie dokumentów z szablonów (dostępne również w Module Zgodność PL).
   • Moduł Zgodność PL — funkcjonalność oficjalnego dziennika elektronicznego wraz z generatorem dokumentów urzędowych z szablonów PDF.
   • Moduł SEN — wsparcie specjalnych potrzeb edukacyjnych: oznaczenie SEN, notatki zdrowotne (do 2000 znaków), dokumenty wrażliwe z listą dostępu do danych wrażliwych, kursy wyrównawcze z dedykowaną logiką rozliczeniową.
   • Moduł Role i Uprawnienia — swobodne zarządzanie rolami i dostępem w Placówce: tworzenie własnych ról (np. Sekretariat, Kadra kierownicza, Nauczyciel wspomagający, Wychowawca świetlicy), duplikowanie i modyfikowanie ról predefiniowanych oraz określanie dla każdej roli szczegółowego zakresu uprawnień — tego, które dane i funkcje Platformy są dla niej dostępne i w jakim zakresie. Bez tego Modułu Placówka korzysta z trzech ról predefiniowanych (Administrator Placówki, Nauczyciel, Rodzic) o stałym, niezmiennym zakresie uprawnień.
   • inne Moduły wprowadzane przez Usługodawcę.

4. Szczegółowy zakres funkcjonalności oraz aktywnych Modułów ustalany jest indywidualnie z każdą Placówką poprzez kontakt z Usługodawcą pod adresem support@monteflow.cloud.

§ 4. Zawarcie umowy i rejestracja

1. Umowa o świadczenie Usługi zostaje zawarta w momencie podpisania przez obie strony Umowy o świadczenie usługi MonteFlow.cloud.

2. Proces rozpoczęcia korzystania z Usługi:

   • Placówka kontaktuje się z Usługodawcą pod adresem support@monteflow.cloud,
   • Strony ustalają zakres Usługi (tryb działania, Moduły, Limit Licencji, Okres Rozliczeniowy),
   • Usługodawca wystawia fakturę,
   • Po zaksięgowaniu płatności Usługodawca zakłada konto Placówki i przekazuje dane dostępowe Administratorowi Placówki.

3. Przed zawarciem umowy Placówka może bezpłatnie przetestować Platformę w wersji demonstracyjnej dostępnej pod adresem https://demo.monteflow.cloud/. Dane w wersji demonstracyjnej są generowane losowo i nie zawierają prawdziwych danych osobowych.

§ 5. Opłaty i płatności

1. Korzystanie z Usługi jest odpłatne zgodnie z cennikiem ustalonym indywidualnie z Placówką.

2. Opłata naliczana jest w oparciu o:

   • miesięczny Okres Rozliczeniowy,
   • Limit Licencji,
   • wybrane Moduły.

3. Płatność następuje z góry, na podstawie faktury VAT wystawionej przez Usługodawcę.

4. Faktura za kolejny Okres Rozliczeniowy wystawiana do 7. dnia miesiąca rozliczeniowego (np. faktura za Wrzesień jest wystawiana do 7. Września).

5. Termin płatności faktury wynosi 14 dni od daty jej wystawienia.

6. Brak opłacenia faktury w terminie skutkuje wysłaniem upomnienia, a następnie w przypadku nieuregulowania płatności ograniczeniem dostępu, a finalnie usunięciem konta i wszystkich danych Placówki (z zastrzeżeniem § 10 dotyczącego Trybu Zgodność PL). Terminy upomnienia i ograniczenia funkcjonalności określa Umowa o świadczenie usługi MonteFlow.cloud.

§ 6. Wypowiedzenie umowy

1. Placówka może wypowiedzieć umowę zgodnie z ustaleniami w Umowie o świadczenie usługi MonteFlow.cloud.

2. Wypowiedzenie należy złożyć w formie pisemnej lub elektronicznej na adres support@monteflow.cloud.

3. Opłaty za niewykorzystaną część Okresu Rozliczeniowego nie podlegają zwrotowi, chyba że strony postanowią inaczej.

4. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia w przypadku: - istotnego naruszenia Regulaminu przez Placówkę, - zaprzestania prowadzenia działalności przez Usługodawcę, - istotnej zmiany przepisów prawa uniemożliwiającej świadczenie Usługi.

§ 7. Tryby działania Platformy

Tryb Podstawowy

1. W Trybie Podstawowym Platforma stanowi narzędzie wspomagające pracę Placówki i nie jest oficjalnym dziennikiem elektronicznym w rozumieniu przepisów prawa oświatowego.

2. Dane przetwarzane w Trybie Podstawowym podlegają wyłącznie przepisom RODO oraz ustawy o ochronie danych osobowych.

3. Rodzice i opiekunowie prawni mogą w każdej chwili żądać usunięcia lub anonimizacji danych dotyczących ich Dzieci, a Placówka zobowiązana jest takie żądanie zrealizować.

Tryb Zgodność PL

1. W Trybie Zgodność PL Platforma spełnia wymogi Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej w sprawie dokumentacji przebiegu nauczania i może być wykorzystywana jako oficjalny dziennik elektroniczny.

2. Dane przetwarzane w Trybie Zgodność PL podlegają:

   • w zakresie dokumentacji oświatowej — przepisom prawa oświatowego określającym okresy przechowywania dokumentacji,
   • w pozostałym zakresie — przepisom RODO.

3. W Trybie Zgodność PL część danych nie może być usunięta na żądanie rodzica przed upływem ustawowego okresu przechowywania.

4. Eksport danych w Trybie Zgodność PL możliwy jest w formacie zgodnym z wymogami przepisów prawa oświatowego.

Zmiana trybu

1. Zmiana trybu działania (dodanie lub usunięcie Modułu Zgodność PL) możliwa jest poprzez kontakt z Usługodawcą pod adresem support@monteflow.cloud.

2. Dodanie Modułu Zgodność PL nie wymaga migracji danych — nowe funkcjonalności stają się dostępne natychmiast.

3. Rezygnacja z Modułu Zgodność PL:

   • Placówka ma 30 dni na eksport danych dokumentacji oświatowej,
   • po upływie 30 dni Usługodawca przekazuje Placówce dane wymagane przepisami prawa oświatowego w formie elektronicznej,
   • następnie dane te są usuwane z serwerów Usługodawcy.

§ 8. Obowiązki Placówki

1. Placówka zobowiązuje się do:

   • korzystania z Platformy zgodnie z jej przeznaczeniem i niniejszym Regulaminem,
   • zapewnienia, że wszystkie osoby korzystające z Platformy w imieniu Placówki (nauczyciele, personel) zaakceptowały Regulamin dla Użytkowników,
   • nieudostępniania danych dostępowych osobom nieuprawnionym,
   • niezwłocznego informowania Usługodawcy o podejrzeniu naruszenia bezpieczeństwa konta,
   • posiadania odpowiednich podstaw prawnych do przetwarzania danych Dzieci i ich rodziców w Platformie,
   • w przypadku aktywacji Modułu SEN lub wprowadzania danych dotyczących zdrowia Dziecka — uzyskania wyraźnej zgody rodzica lub opiekuna prawnego przed wprowadzeniem takich danych oraz zarejestrowania faktu zgody w Platformie za pomocą wbudowanej funkcji zgody zdrowotnej,
   • zawarcia z Usługodawcą Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych.

2. Placówka odpowiada za:

   • poprawność i aktualność danych wprowadzanych do Platformy,
   • działania i zaniechania osób korzystających z Platformy przy użyciu konta Placówki,
   • uzyskanie zgód rodziców/opiekunów prawnych, jeśli są wymagane przepisami prawa.

§ 9. Obowiązki Usługodawcy

1. Usługodawca zobowiązuje się do:

   • zapewnienia dostępu do Platformy zgodnie z ustaleniami Umowy o świadczenie usługi MonteFlow.cloud,
   • przechowywania danych wyłącznie na serwerach zlokalizowanych w Unii Europejskiej (infrastruktura AWS),
   • wykonywania codziennych kopii zapasowych w georedundantnej lokalizacji,
   • informowania Placówki o planowanych przerwach technicznych z odpowiednim wyprzedzeniem,
   • reagowania na zgłoszenia wsparcia technicznego bez zbędnej zwłoki.

2. Usługodawca dokłada ekonomicznie uzasadnionych starań w celu zapewnienia jak najwyższej dostępności Platformy (zasada „best effort”), przy czym w skali miesiąca kalendarzowego dostępność Platformy nie będzie niższa niż 95%.

3. Usługodawca nie wykorzystuje danych przetwarzanych w Platformie do celów własnych, profilowania ani analiz z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.

§ 10. Dane po zakończeniu umowy

1. Po zakończeniu umowy (niezależnie od przyczyny) konto Placówki przechodzi w tryb tylko do odczytu na okres 30 dni.

2. W tym okresie Placówka może:

   • pobrać swoje dane,
   • w przypadku Trybu Zgodność PL — dokonać eksportu dokumentacji zgodnie z wymogami przepisów.

3. Po upływie 30 dni:

   • w Trybie Podstawowym — wszystkie dane Placówki są trwale usuwane,
   • w Trybie Zgodność PL — Usługodawca przekazuje Placówce dane dokumentacji oświatowej wymagane przepisami prawa w formie elektronicznej, a następnie trwale je usuwa z serwerów.

4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za utratę danych, których Placówka nie pobrała w okresie 30 dni po zakończeniu umowy.

§ 11. Ochrona danych osobowych

1. Usługodawca przetwarza dane osobowe w imieniu Placówki jako podmiot przetwarzający (procesor) w rozumieniu RODO.

2. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych określa odrębna Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych, której zawarcie jest warunkiem korzystania z Usługi.

3. Administratorem danych osobowych Dzieci, rodziców i nauczycieli jest Placówka.

4. Usługodawca jest administratorem danych osób reprezentujących Placówkę (np. dyrektor, Administrator Placówki) w zakresie niezbędnym do zawarcia i realizacji umowy.

5. Dane przechowywane są wyłącznie na serwerach AWS w Unii Europejskiej, szczegóły obejmuje Data Processing Agreement.

6. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych: privacy@monteflow.cloud

§ 12. Odpowiedzialność

1. Usługodawca ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Usługi zgodnie z zasadami ogólnymi Kodeksu cywilnego.

2. Odpowiedzialność Usługodawcy ograniczona jest do wysokości opłat uiszczonych przez Placówkę w ciągu 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie powodujące szkodę.

3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:

   • przerwy w dostępie do Usługi spowodowane okolicznościami niezależnymi od Usługodawcy (awarie dostawców infrastruktury, siła wyższa),
   • utratę danych wynikającą z działań lub zaniechań Placówki lub jej Użytkowników,
   • treść danych wprowadzanych do Platformy przez Placówkę i jej Użytkowników,
   • skutki ujawnienia danych dostępowych osobom trzecim przez Placówkę lub jej Użytkowników.

§ 13. Własność intelektualna

1. Platforma MonteFlow.cloud, jej kod źródłowy, projekt graficzny, logo i dokumentacja stanowią własność Usługodawcy i są chronione przepisami prawa autorskiego.

2. Placówka otrzymuje niewyłączną, niezbywalną licencję na korzystanie z Platformy w zakresie niezbędnym do korzystania z Usługi, na czas trwania umowy.

3. Dane wprowadzone do Platformy przez Placówkę i jej Użytkowników pozostają własnością Placówki.

§ 14. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności:

   • zmiany przepisów prawa,
   • zmiany funkcjonalności Platformy,
   • zmiany warunków technicznych świadczenia Usługi.

2. O zmianie Regulaminu Usługodawca poinformuje Placówkę z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, przesyłając informację na adres e-mail Administratora Placówki.

3. Jeśli Placówka nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć umowę przed wejściem zmian w życie. Dalsze korzystanie z Usługi po wejściu zmian w życie oznacza akceptację nowego Regulaminu.

§ 15. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego i RODO.

2. Wszelkie spory wynikające z niniejszego Regulaminu będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.

3. Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu zostanie uznane za nieważne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.

4. Regulamin wchodzi w życie z dniem 21.07.2026 i zastępuje wersję 1.1 z dnia 3.06.2026.

ZUBEL.PRO Krystian Zubel
ul. Orzechowa 5, 55-040 Dobkowice
NIP: 913-153-70-18
support@monteflow.cloud | privacy@monteflow.cloud