Warunki korzystania

§ 1. Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z platformy MonteFlow.cloud (dalej „Platforma") przez placówki oświatowe.

Usługodawcą jest ZUBEL.PRO Krystian Zubel, jednoosobowa działalność gospodarcza z siedzibą przy ul. Orzechowej 5, 55-040 Dobkowice, NIP: 913-153-70-18.

§ 2. Definicje

• Placówka — szkoła, przedszkole lub inna jednostka oświatowa, która zawarła umowę na korzystanie z Usługi.
• Administrator Placówki — osoba wyznaczona przez Placówkę do zarządzania kontem Placówki w Platformie.
• Użytkownik — każda osoba fizyczna korzystająca z Platformy (nauczyciel, rodzic/opiekun prawny dziecka).
• Dziecko — wychowanek lub uczeń Placówki, którego dane są przetwarzane w Platformie.
• Tryb Podstawowy — tryb działania Platformy jako narzędzia wspomagającego, niepodlegający wymogom dotyczącym dzienników elektronicznych.
• Tryb Zgodność PL — tryb zgodny z Rozporządzeniem MEN umożliwiający prowadzenie oficjalnego dziennika elektronicznego.
• Moduł — opcjonalne rozszerzenie funkcjonalności Platformy (Moduł Biuro, Moduł Zgodność PL, Moduł SEN).
• Moduł SEN — moduł obsługi specjalnych potrzeb edukacyjnych, obejmujący oznaczenie SEN, notatki zdrowotne, dokumenty wrażliwe dziecka przechowywane w oddzielnym repozytorium z listą dostępu do danych wrażliwych, kursy wyrównawcze oraz mechanizm rejestracji zgody zdrowotnej.
• Lista dostępu do danych wrażliwych (Sensitive ACL) — mechanizm techniczny ograniczający dostęp do dokumentów wrażliwych dziecka wyłącznie do użytkowników wyraźnie upoważnionych przez Administratora Placówki.
• Eksport danych (art. 15 i 20 RODO) — funkcjonalność Platformy umożliwiająca pobranie danych Dziecka lub całej Placówki w ustrukturyzowanym formacie, w celu realizacji prawa dostępu i prawa do przenoszenia danych.
• Zgoda zdrowotna — zarejestrowany w Platformie fakt udzielenia przez rodzica lub opiekuna prawnego zgody na przetwarzanie danych dotyczących zdrowia Dziecka; warunek wprowadzania do Platformy notatek zdrowotnych i dokumentów wrażliwych SEN.
• Okres Rozliczeniowy — miesiąc kalendarzowy, za który naliczana jest opłata.
• Limit Licencji — maksymalna liczba Dzieci przetwarzanych w ramach wykupionego planu.

§ 3. Zakres Usługi

Platforma MonteFlow.cloud umożliwia Placówkom:

• śledzenie obecności Dzieci w Placówce i na zajęciach,
• definiowanie grup, przedmiotów i zajęć (w tym międzywydziałowych),
• obsługę kursów wewnątrzgrupowych i zajęć międzygrupowych, w tym planowanie, rejestrację uczestników, dokumentację zajęć oraz rejestr umiejętności i obserwacji w kontekście kursu,
• dokumentowanie obserwacji pedagogicznych zgodnych z metodyką Montessori,
• śledzenie umiejętności i postępów Dzieci,
• komunikację z rodzicami poprzez udostępnianie informacji o postępach,
• obsługę usprawiedliwień nieobecności,
• obsługę konsultacji rodzic–nauczyciel z eksportem kalendarza iCal,
• samoobsługowe zaproszenia i aktywację kont Użytkowników oraz samoobsługowy reset hasła,
• centralny rejestr audytowy z rejestrowaniem wrażliwych odczytów,
• eksport danych Dziecka i Placówki (art. 15 i 20 RODO) oraz prawo do usunięcia danych Dziecka (art. 17 RODO),
• rejestrację zgód zdrowotnych rodziców na przetwarzanie danych dotyczących zdrowia Dziecka,
• system motywów interfejsu, w tym tryb wysokiej dostępności zgodny z WCAG 2.2 AA.

Dostępne Moduły

Szczegółowy zakres funkcjonalności oraz aktywnych Modułów ustalany jest indywidualnie z każdą Placówką pod adresem support@monteflow.cloud.

§ 4. Zawarcie umowy i rejestracja

1. Umowa zostaje zawarta w momencie podpisania przez obie strony Umowy o świadczenie usługi MonteFlow.cloud.
2. Proces rozpoczęcia:
   • Placówka kontaktuje się z Usługodawcą pod adresem support@monteflow.cloud,
   • Strony ustalają zakres Usługi (tryb działania, Moduły, Limit Licencji, Okres Rozliczeniowy),
   • Usługodawca wystawia fakturę,
   • po zaksięgowaniu płatności Usługodawca zakłada konto Placówki i przekazuje dane dostępowe.
3. Przed zawarciem umowy Placówka może bezpłatnie przetestować Platformę w wersji demonstracyjnej (demo.monteflow.cloud). Dane w wersji demonstracyjnej są generowane losowo i nie zawierają prawdziwych danych osobowych.

§ 5. Opłaty i płatności

1. Korzystanie z Usługi jest odpłatne zgodnie z cennikiem ustalonym indywidualnie z Placówką.
2. Opłata naliczana jest w oparciu o: miesięczny Okres Rozliczeniowy, Limit Licencji oraz wybrane Moduły.
3. Płatność następuje z góry, na podstawie faktury VAT wystawionej przez Usługodawcę.
4. Faktura za kolejny Okres Rozliczeniowy wystawiana jest do 7. dnia miesiąca rozliczeniowego.
5. Termin płatności faktury wynosi 14 dni od daty jej wystawienia.
6. Brak opłacenia faktury w terminie skutkuje wysłaniem upomnienia, a następnie ograniczeniem dostępu i finalnie usunięciem konta i danych Placówki (z zastrzeżeniem § 10 dotyczącego Trybu Zgodność PL). Terminy określa Umowa o świadczenie usługi MonteFlow.cloud.

§ 6. Wypowiedzenie umowy

1. Placówka może wypowiedzieć umowę zgodnie z ustaleniami w Umowie o świadczenie usługi MonteFlow.cloud.
2. Wypowiedzenie należy złożyć w formie pisemnej lub elektronicznej na adres support@monteflow.cloud.
3. Opłaty za niewykorzystaną część Okresu Rozliczeniowego nie podlegają zwrotowi, chyba że strony postanowią inaczej.
4. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia w przypadku: istotnego naruszenia Regulaminu, zaprzestania prowadzenia działalności przez Usługodawcę, lub istotnej zmiany przepisów prawa uniemożliwiającej świadczenie Usługi.

§ 7. Tryby działania Platformy

Zmiana trybu

1. Zmiana trybu działania możliwa jest poprzez kontakt z Usługodawcą pod adresem support@monteflow.cloud.
2. Dodanie Modułu Zgodność PL nie wymaga migracji danych — nowe funkcjonalności stają się dostępne natychmiast.
3. Rezygnacja z Modułu Zgodność PL: Placówka ma 30 dni na eksport danych; po upływie 30 dni Usługodawca przekazuje Placówce dane wymagane przepisami w formie elektronicznej, a następnie trwale je usuwa.

§ 8. Obowiązki Placówki

Placówka zobowiązuje się do:

• korzystania z Platformy zgodnie z jej przeznaczeniem i niniejszym Regulaminem,
• zapewnienia, że wszyscy Użytkownicy korzystający z Platformy w imieniu Placówki zaakceptowali Regulamin dla Użytkowników,
• nieudostępniania danych dostępowych osobom nieuprawnionym,
• niezwłocznego informowania Usługodawcy o podejrzeniu naruszenia bezpieczeństwa konta,
• posiadania odpowiednich podstaw prawnych do przetwarzania danych Dzieci i ich rodziców,
• w przypadku aktywacji Modułu SEN lub wprowadzania danych dotyczących zdrowia Dziecka — uzyskania wyraźnej zgody rodzica lub opiekuna prawnego przed wprowadzeniem takich danych oraz zarejestrowania faktu zgody w Platformie za pomocą wbudowanej funkcji Zgody zdrowotnej,
• zawarcia z Usługodawcą Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych.

Placówka odpowiada za: poprawność i aktualność danych, działania osób korzystających z konta Placówki, oraz uzyskanie wymaganych zgód rodziców/opiekunów.

§ 9. Obowiązki Usługodawcy

1. Usługodawca zobowiązuje się do: zapewnienia dostępu do Platformy zgodnie z Umową, przechowywania danych wyłącznie na serwerach w UE (infrastruktura AWS), wykonywania codziennych kopii zapasowych w georedundantnej lokalizacji, informowania o planowanych przerwach z odpowiednim wyprzedzeniem, reagowania na zgłoszenia wsparcia w rozsądnym terminie.
2. Usługodawca dokłada ekonomicznie uzasadnionych starań w celu zapewnienia jak najwyższej dostępności Platformy (zasada „best effort"), przy czym w skali miesiąca kalendarzowego dostępność Platformy nie będzie niższa niż 95%.
3. Usługodawca nie wykorzystuje danych przetwarzanych w Platformie do celów własnych, profilowania ani analiz z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.

§ 10. Dane po zakończeniu umowy

1. Po zakończeniu umowy konto Placówki przechodzi w tryb tylko do odczytu na okres 30 dni.
2. W tym okresie Placówka może pobrać swoje dane oraz dokonać eksportu dokumentacji zgodnie z wymogami przepisów (Tryb Zgodność PL).
3. Po upływie 30 dni:
   • Tryb Podstawowy — wszystkie dane Placówki są trwale usuwane,
   • Tryb Zgodność PL — Usługodawca przekazuje Placówce dane dokumentacji wymagane przepisami w formie elektronicznej, a następnie trwale je usuwa.
4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za utratę danych, których Placówka nie pobrała w okresie 30 dni.

§ 11. Ochrona danych osobowych

1. Usługodawca przetwarza dane osobowe w imieniu Placówki jako podmiot przetwarzający (procesor) w rozumieniu RODO.
2. Szczegółowe zasady przetwarzania określa odrębna Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (DPA), której zawarcie jest warunkiem korzystania z Usługi.
3. Administratorem danych osobowych Dzieci, rodziców i nauczycieli jest Placówka.
4. Usługodawca jest administratorem danych osób reprezentujących Placówkę w zakresie niezbędnym do zawarcia i realizacji umowy.
5. Dane przechowywane są wyłącznie na serwerach AWS w Unii Europejskiej. Kontakt: privacy@monteflow.cloud.

§ 12. Odpowiedzialność

1. Usługodawca ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Usługi zgodnie z zasadami ogólnymi Kodeksu cywilnego.
2. Odpowiedzialność Usługodawcy ograniczona jest do wysokości opłat uiszczonych przez Placówkę w ciągu 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie powodujące szkodę.
3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za: przerwy spowodowane okolicznościami niezależnymi (awarie infrastruktury, siła wyższa), utratę danych wynikającą z działań Placówki lub jej Użytkowników, treść danych wprowadzanych do Platformy, skutki ujawnienia danych dostępowych osobom trzecim.

§ 13. Własność intelektualna

1. Platforma MonteFlow.cloud, jej kod źródłowy, projekt graficzny, logo i dokumentacja stanowią własność Usługodawcy i są chronione przepisami prawa autorskiego.
2. Placówka otrzymuje niewyłączną, niezbywalną licencję na korzystanie z Platformy w zakresie niezbędnym do korzystania z Usługi, na czas trwania umowy.
3. Dane wprowadzone do Platformy przez Placówkę i jej Użytkowników pozostają własnością Placówki.

§ 14. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiany przepisów prawa, zmiany funkcjonalności, zmiany warunków technicznych).
2. O zmianie Usługodawca poinformuje Placówkę z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, przesyłając informację na adres e-mail Administratora Placówki.
3. Dalsze korzystanie z Usługi po wejściu zmian w życie oznacza akceptację nowego Regulaminu.

§ 15. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego i RODO.
2. Wszelkie spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
3. Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu zostanie uznane za nieważne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.
4. Regulamin wchodzi w życie z dniem 3.06.2026.